電子契約事務の流れ

本市では、行政手続きのDXの取組の一環として、全庁で電子契約を導入しています。

具体的な電子契約事務の流れは、以下を参考にしてください。

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事前の手続き
▼電子契約クラウドサービスの選択・登録　
▼電子契約サービス利用届出書の提出

個別の契約手続き
▼個別の電子契約の手順（全体の流れ）
▼電子契約の承認依頼と契約締結
▼電子契約に係るQ&A

電子契約システムの仕様や登録（契約）方法については、各電子契約サービス事業者に直接お問い合わせください。

• 株式会社NXワンビシアーカイブス

　　　電子契約サービス「WAN-Sign」（外部リンク）
　　　問い合わせ先：wan-sign-kyushu@wanbishi.co.jp

• GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

　　　電子印鑑GMOサイン（外部リンク）
　　　問い合わせ先：support@cs.gmosign.com

• 弁護士ドットコム株式会社

　　　クラウドサイン（外部リンク）
　　　問い合わせ先：sales-contact@b4.cloudsign.jp

• SMBCクラウドサイン株式会社

　　　SMBCクラウドサイン（外部リンク）
　　　問い合わせ先：sales@smbc-cloudsign.co.jp

市との契約で電子契約の利用を希望する事業者は、利用する電子契約クラウドサービスを契約担当課に届け出てください。

届け出は下記の「電子契約サービス利用届出書」により行い、電子契約署名用メールアドレスを届け出るとともに、代表者の意思のもとに署名する旨、誓約していただきます。
市は、届け出により、契約締結事務の担当者・責任者の方の氏名やメールアドレスなどを確認します。

「電子契約サービス利用届出書」を提出いただいた後は、原則、電子契約による締結になります。

（注意）従来とおり書面で契約をしたい案件が生じた場合は、個別にご相談ください。
（注意）契約担当課によっては、単件のみの届け出も受け付けます。

なお、当面は、「電子契約サービス利用届出書」は契約担当課ごとに管理します。
将来的には、業者登録（入札参加資格申請）時に電子契約サービス利用を届け出ていただくことで、全庁で対応することを目指します。

市との契約相手方となった受注者（事業者）は、これまでの書面契約の場合と同様、契約書データは市から受領してください。

市から交付された契約書データ以外に電子契約書に綴じ込む書類がある場合は、契約担当課の指示に従ってください。
契約書データの提供を受ける際に、他の書類ファイルの追加綴じ込み方法などを確認してください。

電子契約による契約の場合も、これまで同様、市は契約の締結に必要な確認（契約の保証の有無や各種書類の確認）を行った後、契約を締結（署名）します。
確認が必要な書類（契約保証書や保証金等領収書など）の提出方法は、契約担当課の指示に従ってください。

受注者（事業者）は、契約締結に必要な各種書類データを電子契約クラウドシステムに登録し、自社署名をした後、本市宛に署名依頼をしてください。

【注意事項】

• 電子署名依頼の際は、事前に提出した「電子契約サービス利用届出書」に記載している認証メールアドレス等を必ず使用してください。
• 電子署名の依頼は、市（契約担当課）が指定した電子署名用のメールアドレス宛に送付してください。
• 認証メールアドレス等以外から送付された場合や指定されたアドレス以外のアドレス宛に送付された電子契約は、すべて無効となります。

受注者（事業者）向けの操作手順は、利用する電子契約システムごとに異なります。
各社の操作手順を参照してください。

• 電子契約サービス「WAN-Sign」

　　　ヘルプセンター「どんなことにお困りですか」（外部リンク）

• 電子印鑑GMOサイン

　　　ヘルプセンター「文書の送信」（外部リンク）

• クラウドサイン

　　　ヘルプセンター「書類を送信する」（外部リンク）

• SMBCクラウドサイン

　　　ヘルプセンター「書類を送信する」（外部リンク）

電子契約の事務に係るよくある質問にお答えします。（随時、更新します。）

その他のお問合せは「電子契約の導入や事務手続きに関するQ&A」をご確認ください。

Q1　電子契約での契約締結日はいつですか？

A．当事者全員のタイムスタンプが刻印された日が契約締結日です。

書面契約の場合、当事者全員の署名あるいは押印が完了した日が契約締結日となります。同様に、電子契約の場合も、当事者全員が承諾した日、すなわちタイムスタンプが刻印された日が契約締結日になります。
市との契約書には契約日を記載しており、市は、原則、記載の契約日と同日に電子署名（タイムスタンプの付与）を行います。

Q2　電子契約で締結した場合、どれが契約書の原本になりますか？

A．電子署名が付与されたPDFファイルが原本となります。

電子契約では、「電子署名」によって本人が契約書にサインしたことが確認でき、「タイムスタンプ」によって契約書が改ざんされていないことが証明できる電子データを原本としています。
合意締結完了時のメール添付やクラウドサービスからダウンロードした電子契約書など、いずれのファイルも同一の「電子署名」「タイムスタンプ」が付与されています。
原則として、電子契約では電子契約書の電子データが原本であるため、契約書を印刷して保管する必要はありません。

Q3　市と締結した電子契約書には、印影(署名画像)は表示されますか？

A．電子契約書には、印影（署名画像）はつきません。

一般的に、電子契約書における印影(署名画像)はあくまで書面契約と同様の見た目にするためのものであり、法的効力はありません。
市と交わした電子契約書データに印影はありませんが、「電子署名情報」と「タイムスタンプ情報」が付与されており、これにより契約締結の証拠力や安全性が認められます。

Q4　北九州市と締結する電子契約では、当事者型（実印タイプ）の電子署名は利用できないのですか？

A．受注者は当事者型（実印タイプ）の電子署名を利用することができます。

市が発注する電子契約では、市は立会人型で署名しますが、受注者は立会人型のほか、一部の電子契約サービスでは当事者型で署名することができます。
当事者型（実印タイプ）の電子署名を利用したい場合は、立会人型で署名する市を相手に電子契約を行うことができるか、電子契約サービス事業者にご確認ください。
各社において、社内ルールや運用基準、今後の利用拡大を視野に、最も適切な電子契約サービスを選択して利用してください。